Jobb- och rollklassificering: Grunden för lönetransparens

Hur vet du om två medarbetare utför arbete av lika värde? Och har ditt företag de uppgifter som krävs för att dokumentera detta?

Med EU direktiv om lönetransparens blir det allt viktigare att ha kontroll över medarbetarnas arbetsuppgifter, ansvarsområden och organisatoriska roller. För många företag ligger dock den största utmaningen inte nödvändigtvis i att jämföra löner, utan i att identifiera vilka medarbetare som faktiskt ska jämföras.

Här kan workforce-data utgöra en viktig del av grunden. Med bättre överblick över medarbetare, arbetsfunktioner och organisationsstruktur blir det enklare att ta de första stegen mot en mer systematisk jobb- och rollklassificering.

Lönetransparens börjar med att förstå medarbetarnas arbete

När vi talar om lönetransparens är det naturligt att fokusera på löneskillnader mellan kvinnor och män. Men innan företag kan börja jämföra löner måste de kunna besvara en grundläggande fråga:

Detta är en av de centrala principerna i EU direktiv om lönetransparens. Företag måste kunna bedöma och jämföra arbete utifrån objektiva och könsneutrala kriterier. Det innebär att det inte nödvändigtvis räcker att jämföra medarbetare med samma befattningstitel. Två medarbetare med olika titlar kan utföra arbete av lika värde, medan medarbetare med samma titel kan ha olika arbetsuppgifter och ansvarsområden.

Ni bör därför redan nu börja undersöka vilken information ni har om medarbetarnas roller och var det saknas dokumentation.

Med Timegrip kan ni exempelvis samla centrala workforce-data som bidrar till denna överblick. Information om medarbetarnas organisatoriska tillhörighet, arbetstid och registrerade arbetsfunktioner kan bland annat vara relevant när ni ska kartlägga hur arbetet är organiserat. Detta utgör inte en fullständig jobbklassificering i sig, men ger ett bättre dataunderlag för det fortsatta arbetet.

Vad är jobb- och rollklassificering?

Jobb- och rollklassificering handlar om att skapa en systematisk struktur över företagets olika befattningar och arbetsfunktioner. Syftet är att identifiera vilka medarbetare som utför jämförbart arbete och hur olika roller ska bedömas i förhållande till varandra.

Det kräver bland annat att ni undersöker:

• Arbetsuppgifter: Vilka uppgifter utför medarbetaren i det dagliga arbetet?
• Ansvar: Vilket ansvar ingår i befattningen?
• Kompetens: Vilka yrkeskvalifikationer och färdigheter kräver arbetet?
• Belastning: Vilka fysiska, psykiska eller andra arbetsrelaterade påfrestningar innebär befattningen?
• Arbetsförhållanden: Under vilka förhållanden utförs arbetet?

Denna information ska ligga till grund för en objektiv bedömning av arbetet.

Men var börjar man om företaget har hundratals medarbetare fördelade på olika avdelningar, arbetsplatser och arbetsfunktioner?

Ett naturligt första steg är att undersöka vilka medarbetaruppgifter ni redan har tillgång till. Här kan Timegrip bidra med workforce-data som ger insikt i hur medarbetare och arbetstid är organiserade. Informationen kan jämföras med företagets egna befattningsbeskrivningar och kompetenskrav, så att arbetet med jobbklassificering inte behöver börja från grunden.

Så kommer ni igång med jobb- och rollklassificering

Jobb- och rollklassificering kan verka som en omfattande uppgift, men arbetet blir mer överskådligt när det delas upp i konkreta steg.

Det är särskilt fördelaktigt att ha dessa klassificeringar på plats i god tid, så att ni är förberedda när direktivet om lönetransparens implementeras den 1 mars 2027.

1. Skapa överblick över medarbetare och organisatoriska roller

Det första steget är att få en överblick över hur medarbetarna är fördelade inom företaget.

Vilka avdelningar arbetar de på? Vilka arbetsfunktioner är de knutna till? Och hur är medarbetarna organiserade på olika arbetsplatser?

Med workforce-data får ni en bättre utgångspunkt för att identifiera befintliga medarbetargrupper och undersöka om det finns skillnader mellan den formella organisationsstrukturen och de arbetsfunktioner som medarbetarna faktiskt utför.

2. Dokumentera vad medarbetarnas arbete innebär

När organisationsstrukturen är på plats är nästa steg att beskriva de olika arbetsfunktionerna.

En befattningstitel berättar nämligen inte nödvändigtvis hela historien. Föreställ er två medarbetare som båda arbetar som butikssäljare. Den ena arbetar främst med kundservice, medan den andra även ansvarar för varubeställningar, introduktion av nya kollegor och den dagliga samordningen.

Även om medarbetarna har samma befattningstitel kan det finnas skillnader i deras arbetsuppgifter och ansvar som ni behöver ta hänsyn till.

Här är det viktigt att kombinera information om medarbetarnas organisatoriska roller med en konkret beskrivning av deras arbetsuppgifter. Det är därför viktigt att utgå från uppgifter om registrerade arbetsfunktioner, arbetstid, organisatorisk placering, kompetens, ansvarsområden och arbetsförhållanden.

3. Gruppera medarbetare utifrån objektiva kriterier

När arbetsfunktionerna har beskrivits kan ni börja definiera de medarbetargrupper som ska ligga till grund för lönejämförelser.

Det är viktigt att grupperna inte enbart baseras på befattningstitlar, avdelningar eller organisatorisk placering.

Enligt direktivet om lönetransparens ska jämförelserna utgå från samma arbete eller arbete av lika värde. Företaget måste därför använda objektiva och könsneutrala kriterier när ni bedömer vilka arbetsfunktioner som är jämförbara.

Här kan de workforce-data som ni har tillgång till genom Timegrip användas som en del av underlaget för att identifiera och organisera relevanta medarbetargrupper.

Själva bedömningen av vilka arbeten som har lika värde måste dock genomföras utifrån företagets metod för arbetsvärdering.

4. Skapa samband mellan workforce-data och lönedata

När medarbetargrupperna har definierats är nästa steg att koppla dem till företagets löneuppgifter.

Det är här jobb- och rollklassificeringen får betydelse för arbetet med lönetransparens.

Om ni inte vet vilka medarbetare som utför jämförbart arbete blir det svårt att genomföra rättvisande löneanalyser.

Timegrip kan bidra med workforce-data, inklusive relevanta uppgifter om medarbetare och registrerad arbetstid, som kan ingå i företagets samlade dataunderlag.

När denna information kombineras med lönedata från era övriga system blir det möjligt att arbeta vidare med lönejämförelser inom de definierade medarbetargrupperna.

Timegrips roll i arbetet med lönetransparens

Genom att arbeta systematiskt med schemaläggning, tidrapportering och medarbetaruppgifter kan ni få bättre kontroll över delar av de data som är relevanta för er samlade dokumentation kring lönetransparens.

Timegrip har dessutom starka integrationer med lönesystem, vilket gör det enklare att skapa samband mellan workforce-data och löneuppgifter.

Det innebär att relevant information kan överföras mellan systemen, så att ni minskar behovet av omfattande datahantering och risken för fel. Det ger ett mer sammanhängande dataunderlag när ni ska arbeta med löneanalyser och dokumentation.

Med Timegrip får ni bland annat:

• Bättre organisatorisk överblick: Få överblick över medarbetare på olika avdelningar, arbetsplatser och inom olika arbetsfunktioner.
• Mer enhetliga medarbetaruppgifter: Skapa struktur i information om arbetstid och organisatorisk tillhörighet.
• Ett starkare underlag för medarbetargrupper: Använd workforce-data för att identifiera och underhålla de medarbetargrupper som ska ingå i lönejämförelser.
• Starka integrationer med lönesystem: Skapa bättre samband mellan workforce-data och lönedata och minska behovet av manuella dataöverföringar mellan system.
• Ett bättre underlag för löneanalyser: Gör det enklare att kombinera relevanta medarbetaruppgifter med lönedata, så att företaget kan arbeta mer systematiskt med att undersöka och dokumentera löneskillnader.

Det betyder inte att workforce-data ensamt kan dokumentera om två arbeten har lika värde.

Men när medarbetaruppgifterna är strukturerade och det finns ett samband mellan workforce management och lönesystem får företaget ett starkare underlag för att genomföra och dokumentera de nödvändiga bedömningarna.

Med Timegrip handlar det därför inte bara om att ha kontroll över schemaläggning och arbetstid, utan också om att skapa ett tillförlitligt dataunderlag som kan användas i arbetet med lönetransparens.

Jobbklassificering är inte en engångsuppgift

Ett företags organisation står sällan stilla. Medarbetare byter roller, får nya ansvarsområden eller flyttar mellan avdelningar. Nya befattningar tillkommer, medan andra förändras.

Därför räcker det inte att genomföra en jobb- och rollklassificering en gång och sedan betrakta arbetet som avslutat.

Ni bör ha en fast process för att uppdatera era medarbetargrupper och säkerställa att de fortfarande återspeglar det arbete som medarbetarna faktiskt utför.

Här blir kvaliteten på företagets workforce-data viktig.

Med Timegrip kan ni löpande arbeta med registrering och underhåll av relevanta medarbetaruppgifter. Det kan bidra till att det organisatoriska dataunderlaget hålls uppdaterat när medarbetare byter avdelning eller när deras registrerade arbetsfunktioner förändras.

Samtidigt bör ni fastställa vem som ansvarar för att granska befattningsbeskrivningar och uppdatera medarbetarnas klassificering när deras arbetsuppgifter eller ansvar förändras.

På så sätt blir jobb- och rollklassificering en löpande del av ert arbete med medarbetaruppgifter i stället för en engångsuppgift i samband med implementeringen av direktivet om lönetransparens.

Börja med de data ni redan har

På Timegrip hjälper vi företag att få bättre överblick över sina medarbetare genom workforce management, inklusive schemaläggning, tidrapportering och hantering av relevanta medarbetaruppgifter.

Dessa workforce-data utgör en viktig del av grunden för arbetet med direktivet om lönetransparens.

Är ni osäkra på vilka medarbetaruppgifter ni har tillgång till och hur de kan användas i arbetet med lönetransparens?

Kontakta oss för ett förutsättningslöst samtal om hur våra workforce management-lösningar kan bidra till ett bättre dataunderlag i ert företag.