Vanliga frågor och svar

Timegrip erbjuder allt-i-ett-lösningar för workforce management som är utformade för att optimera schemaläggning, tidrapportering och den dagliga driften. Det hjälper företag att effektivisera processer, förbättra effektiviteten och säkerställa efterlevnad av arbetstidsregler, samtidigt som medarbetarnöjdheten ökar.

Timegrip passar företag inom flera olika branscher, såsom detaljhandel, hospitality, sjukvård, logistik, produktion och bostadsbolag. Oavsett om du hanterar skiftarbetare eller fast anställda medarbetare har Timegrip lösningar som passar dina behov.

Hos Timegrip gäller en månadsavgift från 1 600 DKK för 1 avdelning med upp till 20 medarbetare. Priset inkluderar schemaläggning, tidrapportering, frånvaro- och semesterhantering, intern kommunikation, HR och medarbetardata samt en medarbetarapp.

Lösningen kan anpassas efter era behov. Priset beror bland annat på antal medarbetare, länder, unika avdelningar, kollektivavtal, funktioner och features. Kontakta oss för att få en offert som passar just ert företag.

Hos Timegrip har vi flera lösningar som kan anpassas efter både företagets storlek och behov. Det innebär att du kan använda vår workforce management-lösning oavsett om ditt företag är SMB eller Enterprise.

Ja. Med Timegrip kan du registrera och följa upp frånvarotimmar och frånvarodagar för varje medarbetare samt hantera ersättningar, lediga dagar och liknande aktiviteter. Du har dessutom tillgång till medarbetardata som säkerställer att dina medarbetare alltid får rätt lön och lönetillägg baserat på sina rättigheter.

Ja, Timegrip kan hantera flera olika kollektivavtal. Du kan konfigurera och underhålla regler, kollektivavtal och arbetsmarknadsregler som gäller för er verksamhet. Det är särskilt Timegrips möjlighet att hantera många kollektivavtal som ofta nämns av våra kunder.

Ja, Timegrip kan anpassas för olika branscher. Tillsammans med våra konsulter och vårt säljteam tar vi reda på vilka funktioner som är särskilt användbara för dig. Oavsett om det handlar om möjligheten att skapa flera avdelningar över landsgränser inom detaljhandeln eller att konfigurera produktionsnummer på enheter inom tillverkningsindustrin kan det specificeras i vår workforce management-lösning.

Nej. Hos Timegrip hjälper vi dig att komma igång med användningen av vårt workforce management-system genom användarutbildning för de medarbetare som ska använda Timegrip.

Ja. Timegrip är byggt för komplexa organisationer och stödjer schemaläggning över både avdelningar och platser. Du kan enkelt växla mellan olika vyer, planera lokalt eller centralt och koppla medarbetare till en eller flera enheter. Du får full flexibilitet, oavsett om du planerar för en butik eller en hel kedja.

I Timegrip kan du registrera medarbetarnas kompetenser och säkerställa att endast kvalificerade medarbetare tilldelas rätt arbetspass. Systemet hjälper dig att hålla koll på vem som får och kan utföra specifika uppgifter, så att du alltid följer regler och säkerställer rätt bemanning.

Ja. Med Timegrip kan du planera arbetspass över flera dygn, så att du får hjälp att organisera arbetsuppgifter och resurser dygnet runt. På så sätt kan du enkelt ta hänsyn till olika tidszoner och varierande arbetstider.

Ja, Timegrip erbjuder projektbaserad tidrapportering. Det innebär att medarbetarna kan registrera arbetstid på arbetspass för projekt och deluppgifter. Du får tillgång till realtidsrapporter som visar faktisk arbetstid per uppgift, projekt och planering.

Om du glömmer att stämpla in på ditt aktuella arbetspass är det möjligt att göra en efterregistrering av din tidrapportering. Det gäller för alla dagar där du har planerade arbetspass. När du har efterregistrerat sparas arbetsdagen i ditt schema, och workforce management-systemet registrerar de exakta arbetstimmar som du var schemalagd för.

Ja, Timegrip är utformat för att fungera smidigt på mobila enheter, så att både medarbetare och chefer kan få tillgång till scheman, verktyg för tidrapportering och kommunikationsfunktioner oavsett var de befinner sig.

Ja. I Timegrip-appen är det möjligt att registrera tid genom att stämpla in och ut på dina planerade arbetspass. Under fliken ”Mina tider” kan du se tidigare och kommande arbetstider i ditt schema samt exakta tidsstämplar från din tidrapportering.

För att logga in i Timegrip-appen behöver du använda den HTML-kod som din arbetsplats har. Därefter använder du ditt medarbetarnummer och ett självvalt lösenord. När du har loggat in första gången blir det möjligt att aktivera biometrisk inloggning.

Under fliken ”Meddelanden” i Timegrip-appen kan du se notifikationer om arbetspass, godkänd eller avvisad frånvaro, passbyten, meddelanden från organisationen och liknande.

Ja. Timegrip-appen finns tillgänglig på 25 språk. Användare kan ändra språk direkt i appens inställningar.

Ja. Timegrip-appen stödjer både iOS och Android och fungerar på mobila enheter som smartphones och surfplattor.

Ja. Timegrip kan integreras med de flesta system, oavsett om det gäller lönesystem, HR-controlling, analysverktyg och mycket mer. Se ett urval av dem här.

Med systemintegrationer i Timegrip är det enkelt att integrera med andra system och applikationer. Med vår workforce management-lösning kan du importera och exportera data mellan Timegrip och andra system samt automatiskt konfigurera datasynkronisering för att öka precisionen och spara tid.

Ja. Med Timegrips funktion för löneexport kan du med bara några få klick exportera data om medarbetarnas löneunderlag från Timegrip till företagets lönesystem. Det görs enkelt eftersom Timegrip kan integreras med de flesta lönesystem. Timegrip beräknar medarbetarens arbetstimmar, tillägg, övertid, semester, frånvaro och liknande baserat på de godkända uppgifterna.

Det är enkelt att integrera med Timegrip. Vi erbjuder ett öppet API som gör det möjligt att integrera Timegrip med till exempel lönesystem, HR-system eller BI-verktyg. Du behöver bara kontakta oss så hjälper vi till med åtkomst och dokumentation samt ser till att integrationen blir korrekt konfigurerad från början.

I Timegrip är det enkelt att hålla koll på schemat under semesterperioder. I vårt workforce management-system har schemaläggare tillgång till en samlad översikt över medarbetarnas önskade och godkända semestrar. Det gör det enkelt att ta hänsyn till frånvaro när du skapar schemat.

Ja. I Timegrips workforce management-system har du tillgång till en detaljerad översikt över både planerad och registrerad frånvaro, såsom semester, sjukfrånvaro och vård av sjukt barn. Det är därför möjligt att analysera frånvarostatistik över olika avdelningar och tidsperioder, så att du enkelt kan identifiera mönster i er frånvaro.

Ja. I Timegrips mobilapp kan medarbetare se sitt aktuella semestersaldo och följa sin intjäning och användning av semesterdagar. På så sätt behöver dina medarbetare aldrig vara osäkra på om de har kvar semester eller annan ledighet.

Ja, du har tillgång till en uppdaterad översikt över bemanningen. Med realtidsinsikter blir du informerad om förändringar i sista minuten, till exempel sjukfrånvaro samma dag. Du kan se vilka som har kommit till jobbet, vilka som har anmält frånvaro och var det uppstår luckor i schemat.

Timegrip stödjer beräkning av både semester och extra semesterdagar. Det gäller även era gällande kollektivavtal och företagets egna regler. Timegrip hanterar intjäning, användning och uttag av semester automatiskt, så att du alltid har kontroll över saldo och rättigheter.

Ja. Timegrip erbjuder möjlighet till kontohantering, så att du får full översikt över medarbetarnas kompensationstid, flextid, helgdagar, vårddagar för barn och seniordagar. På så sätt kan du enkelt hantera arbetstid och frånvarobalanser samtidigt som du undviker onödiga kostnader.

Ja. I Timegrip-appen kan du hantera semester och frånvaro under menyalternativet ”Registreringar” och därefter ”Frånvaro”. Här kan du välja mellan olika typer av frånvaro som har konfigurerats i er organisation. Du får en notifikation när din frånvaro har blivit godkänd.

Ja, det är möjligt att själv byta arbetspass i Timegrip-appen. Du kan erbjuda dina arbetspass till andra medarbetare, släppa arbetspass, se lediga arbetspass och byta internt. Passbytet måste godkännas av en administrativ medarbetare i appen.

Ja. På samma sätt som du registrerar in- och utstämpling kan du även registrera raster. Om du har arbetat övertid visar din tidrapportering den tidpunkt då du stämplade ut. På så sätt kan din chef se om du har arbetat övertid.

Om en medarbetare glömmer att stämpla ut kan detta korrigeras när tidsregistreringarna godkänns i appen. Det görs i vårt workforce management-system, där chefen kan se den planerade arbetstiden och därigenom registrera korrekt in- och utstämpling för den medarbetare som glömt att stämpla ut efter avslutat arbetspass.

Ja. I Timegrip kan en medarbetare vara kopplad till flera medarbetargrupper, till exempel över olika avdelningar, funktioner eller platser. På så sätt kan du planera och organisera flexibelt, oavsett hur er struktur ser ut.

Vi erbjuder kundsupport dygnet runt, detaljerad onboardinghjälp och en omfattande kunskapsbas för att säkerställa att du får ut så mycket som möjligt av Timegrip. Som användare av Timegrip har du tillgång till vårt Helpcenter, där du hittar manualer och steg-för-steg-guider för hantering av workforce management-systemet.

Du kan kontakta vår support både via telefon och e-post. Du hittar vårt telefonnummer och vår supportmail här.

Du kan kontakta Timegrip TP måndag till torsdag från 07:30–16:00 och fredag från 07:30–15:00.

Du kan kontakta Timegrip TG måndag till fredag från 08:00–17:00.

Du kan kontakta Timegrip TM måndag till fredag från 09:00–15:00.

Dessutom kan du alltid skicka ett mejl till vårt supportteam, som du hittar på vår kontaktsida.

Absolut. Timegrip använder avancerad kryptering, regelbundna säkerhetsrevisioner och följer GDPR samt andra standarder för dataskydd för att säkerställa att dina uppgifter är i trygga händer.

Ja. På Timegrip tar vi datasäkerhet och skydd av personuppgifter på största allvar. Vi följer GDPR och har infört en rad tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som skyddar dina och dina medarbetares data mot obehörig åtkomst, ändringar och dataförlust. Det innebär till exempel kryptering, åtkomstkontroll, löpande revisioner och dokumenterade processer, så att ni tryggt kan använda systemet i vardagen.

All data i Timegrip lagras säkert inom EU/EES. Vi använder välrenommerade datacenter med hög säkerhetsstandard och genomför löpande säkerhetskopiering och kontroller. Det innebär att era data inte lämnar EU och att de alltid skyddas enligt gällande regler och bästa praxis.

Ja. Du kan konfigurera begränsningar för medarbetare och därmed kontrollera vilka medarbetare som har tillgång till specifika delar av Timegrip-lösningen. Det gäller till exempel vem som ska ha behörighet att godkänna arbetspass och redigera era scheman.

Ja. I Timegrip kan du få detaljerade rapporter över lönekostnader, både planerade och faktiska, och följa hur dina scheman påverkar budgeten. Du kan analysera bemanningsgrad, avvikelser och övertid, så att du alltid har full överblick över hur effektivt du bemannar verksamheten.

Det görs enkelt i Timegrips workforce management-system. Med Timegrips analysverktyg kan du jämföra arbetstimmar, lönekostnader och produktivitet mellan olika avdelningar, perioder och bemanningsnivåer. Det gör det enkelt att identifiera var du kan optimera resurserna och arbeta mer kostnadseffektivt.

Ja. Timegrip stödjer forecastbaserad planering, där du kan utgå från historisk data och förväntad aktivitet. Det gör det möjligt att planera bemanningen utifrån bland annat försäljningsprognoser, kundvolym eller säsongsvariationer.

Ja. I Timegrip kan du själv välja och skapa de nyckeltal som är viktiga för din organisation, till exempel frånvaroprocent, kostnader per avdelning eller antal arbetstimmar per medarbetare. Du kan ta fram rapporter med den data du behöver och exportera dem till ert BI-system för vidare analys.

Ja. Med Timegrip kan du skicka dokument för digital signering. Det gör det enkelt att hantera dokumentflöden digitalt och säkerställa att allt blir korrekt underskrivet och arkiverat på ett och samma ställe.

Ja. I Timegrip kan du registrera och hålla koll på medarbetarnas certifieringar, kurser och utbildningsförlopp. Du får notifikationer när en certifiering håller på att gå ut, och du kan dokumentera att medarbetarna har genomfört relevant introduktion eller utbildningsbevis.

Ja. I Timegrip har du alltid tillgång till uppdaterad information om dina medarbetare, inklusive befattning, anställningsdatum, avdelning, kontaktuppgifter och arbetstid. All information är lätt att hitta och samlad på ett ställe, så att du slipper leta i flera olika system.