Constellation Cold Logistics optimerar tidrapporteringen med Timegrip
Sedan november 2023 har Constellation Cold Logistics Denmark A/S samarbetat med Timegrip (tidigare TimeMap) för att lyfta företagets tidrapportering till nästa nivå. Med 300 anställda har det funnits ett behov av att modernisera och effektivisera de två system som Constellation Cold Logistics Denmark A/S tidigare använde för timavlönade respektive tjänstemän.

Till en början har Timegrip införts för tjänstemännen, som utgör en tredjedel av personalstyrkan på fryshusföretaget, en ledande servicepartner för livsmedelsindustrin, specialiserad på infrysning, hantering, lagring och packning av frysta livsmedel.

Från komplexa system till intuitiv automatisering
Det är HR-avdelningen som, i samarbete med IT-avdelningen, har haft ansvaret för att implementera Timegrip som ett nytt system för tidrapportering och Workforce Management. HR-konsulten Cathrine Kirchhoff och IT-projektkoordinatorn Bjarke Andreasen har varit drivande i implementeringen av det nya tidrapporteringssystemet.

”Vi behövde gå över till något smartare och mer modernt,” förklarar Cathrine.

Tidigare använde Constellation Cold Logistics Denmark A/S två olika system för tidrapportering – ett för tjänstemän och ett för timavlönade. De gamla systemen hindrade effektiv tidrapportering och krävde ofta specialanpassningar för att uppfylla behoven.

Därför började Constellation Cold Logistics Denmark A/S undersöka marknaden för nya alternativ och talade med företag som använder Timegrip, vilka gav systemet mycket positiv feedback.

En av de största utmaningarna har varit att minska det manuella arbetet med tidrapportering, som sänkte både effektiviteten och produktiviteten. Det har Timegrip till stor del lyckats lösa.

”Timegrip löser flera av de problem vi haft med de tidigare systemen,” säger Cathrine.

Ett system för allt – högre effektivitet, mindre Excel
Tidigare använde Constellation Cold Logistics Denmark A/S Excel-ark för att hantera jour- och beredskapspass, vilket skapade brist på överblick.

”Med vårt gamla system skulle medarbetarna fylla i Excel-ark när de haft jour eller beredskap, övertid eller kompensationsledighet. Det har vi nu byggt in i Timegrip, så att de registrerar allt direkt i appen. Det har gjort det mycket enklare,” berättar Cathrine.

På samma sätt ger Timegrip en tydlig översikt över semester, semesterdagar och kompensationsledighet. 

”Nu kan medarbetarna direkt se sin semester, semesterdagar och komp. Tidigare fick de vänta på sin lönespecifikation för att få överblick över hur mycket de hade kvar. När de nu ansöker om en semesterdag ser de direkt att saldot minskar.”

Smidig implementering och utbildning
Bjarke och Cathrine har tillsammans ansvarat för att utbilda medarbetarna i användningen av Timegrip. Om implementeringsprocessen berättar hon:

”Det har faktiskt varit enkelt. Vi har hållit Teams-möten där vi bjudit in fem–sex personer åt gången. Där har vi gått igenom hur man loggar in, hur man använder tidrapporteringen och de andra funktionerna som medarbetarna själva registrerar i appen.”

Företaget valde att börja med en testperiod, där två avdelningar fick prova systemet för att identifiera eventuella förbättringsområden.

”Det har varit väldigt få som behövt hjälp, eftersom det är så enkelt och lätt att förstå. Generellt sett är folk positiva,” säger Cathrine, som även berömmer Timegrips support.

”Om det varit något jag inte kunnat rätta till har jag skrivit till supporten. De har varit jättesnabba med att återkomma med svar.”

Timegrip skapade lugn och struktur
Constellation Cold Logistics Denmark A/S ville implementera Timegrip snabbt, och det lyckades – systemet var i drift för tjänstemännen inom en månad. Det har varit en intensiv period, men Cathrine berättar att Timegrip lyckats skapa stabilitet under processen.

”Det har varit hektiskt, men bra. Vi har fått all den hjälp vi behövde.”

Med Timegrip förväntar sig företaget att förbättra kommunikationen mellan medarbetare och chefer samt optimera arbetsflödena.

”Jag tror att våra processer och arbetsrutiner blir enklare när vi samlar allt i Timegrip,” säger Cathrine.

Hon ser fram emot att även de timavlönade kollegorna går över till det nya tidrapporteringssystemet, som fortsätter att rullas ut under nytt ägarskap. Constellation Cold Logistics Denmark A/S hette tidigare Agri-Norcold, men har nu sålts till Constellation Cold Logistics – Europas näst största fryshusföretag. Det förändrar dock inte planerna om att fortsätta implementeringen av Timegrip i Danmark.

Ett samarbete i toppklass
Cathrine är mycket nöjd med samarbetet med Timegrip och framhäver den goda kundservicen.

”Det har varit en riktigt bra upplevelse. De svarar snabbt, och om de inte kan lösa det på det sätt vi önskar, kommer de med alternativa förslag så att vi alltid hittar en lösning.”

Constellation Cold Logistics Denmark A/S har höga förväntningar på Timegrip.

”När alla medarbetare använder Timegrip tror jag att vi verkligen kommer att dra nytta av alla fördelar systemet erbjuder. Första fasen har varit väldigt positiv och vi är mycket nöjda. När hela företaget använder samma tidrapporteringssystem kommer det att bli riktigt bra,” säger Cathrine.

Vill ni också optimera er tidrapportering? Prova Timegrip här.