De vanligaste frågorna om tidrapportering

Tidrapportering har varit en lagstadgad del av vår vardag i över två år. Det innebär att vi alla har kommit i kontakt med tidrapportering i någon form. Lagen har dock inte fastställt någon generell struktur för hur arbetstiden ska rapporteras. Därför kan tidrapporteringen se väldigt olika ut beroende på vilken lösning din arbetsplats tillhandahåller.

 

Eftersom det inte finns en enhetlig metod för tidrapportering på alla arbetsplatser är det naturligt att frågor fortfarande kan uppstå. Det kan handla om regler, bästa praxis och olika typer av lösningar för tidrapportering. För att skapa tydlighet har vi samlat de vanligaste frågorna om tidrapportering, så att du får en bättre överblick över vad du behöver göra.

 

Vad innebär lagen om tidrapportering?

I Danmark blev det den 1 juli 2024 obligatoriskt för alla företag att dokumentera och registrera sina medarbetares arbetstid. Det innebär att alla företag med medarbetare i Danmark måste införa ett system eller en metod för registrering av den dagliga arbetstiden.

 

Syftet med lagen är att skydda dig som medarbetare mot överarbete, säkerställa hälsosamma arbetsvillkor och se till att arbetstidsreglerna följs. Det gäller exempelvis reglerna om dygnsvila och 48-timmarsregeln för maximal genomsnittlig veckoarbetstid.

 

Övergripande gäller att företaget ska tillhandahålla ett objektivt, tillförlitligt och tillgängligt system för tidrapportering. Systemet måste även följa reglerna i GDPR.

 

Vad ska jag tidrapportera?

Enligt lagens bestämmelser ska du tidrapportera din dagliga arbetstid, det vill säga det totala antalet timmar du arbetar under en dag. Korta telefonsamtal och tid som läggs på att besvara e-post, även utanför din ordinarie arbetstid, ska därför inkluderas i din sammanlagda dagliga arbetstid.

 

Om du arbetar enligt ett fast schema med samma start- och sluttider kan det räcka att endast rapportera eventuella avvikelser från de ordinarie tiderna.

 

Du behöver inte tidrapportera raster eftersom de inte betraktas som arbetstid. Detsamma gäller semester, frånvaro, helgdagar och liknande, eftersom detta ska registreras på andra sätt.

 

Vad räknas som arbetstid?

Lagen skiljer övergripande mellan arbetstid och fritid. Den tid då du står till arbetsgivarens förfogande och utför dina arbetsuppgifter ska tidrapporteras och räknas som arbetstid.

 

Om du exempelvis arbetar hemifrån, reser till kunder eller uppdrag, deltar i en kurs eller har jour där du måste vara fysiskt tillgänglig på arbetsplatsen ska även denna tid rapporteras som arbetstid.

 

Du kan därför ställa dig själv frågan: ”Är jag just nu skyldig att stå till min arbetsgivares förfogande och utföra arbetsuppgifter för företaget i stället för att fritt kunna disponera min egen tid?”

Om svaret är ja ska tiden rapporteras som arbetstid.

 

Finns det undantag från kravet på tidrapportering?

Som utgångspunkt gäller kravet på tidrapportering för alla arbetstagare. Du kan dock vara undantagen om du har en annan typ av anställning. Det kan exempelvis gälla arbetstagare som själva disponerar sin arbetstid, verkställande direktörer och egenföretagare.

 

För arbetstagare som själva disponerar sin arbetstid är det ett krav att detta framgår av anställningsavtalet. Dessa grupper kan undantas från tidrapportering eftersom de har stor frihet att planera sin egen arbetstid och arbetstimmarna därför kan vara svåra att mäta eller fastställa på förhand.

 

Hur gäller reglerna om tidrapportering för arbetstagare som själva disponerar sin arbetstid?

De vanliga arbetstidsreglerna gäller i de flesta fall inte för arbetstagare som själva disponerar sin arbetstid. Det gäller exempelvis 11-timmarsregeln, regler om raster och den maximala genomsnittliga veckoarbetstiden på 48 timmar.

 

Som tidigare nämnts måste undantagen från arbetstidsreglerna alltid framgå av anställningsavtalet innan en medarbetare kan betraktas som en arbetstagare som själv disponerar sin arbetstid.

 

Enligt EU-lagstiftningen ska arbetstidens längd i sin helhet antingen inte kunna mätas eller fastställas på förhand, eller kunna bestämmas helt av arbetstagaren själv. Om du tillhör denna grupp gäller reglerna om tidrapportering inte för dig.

 

Hur ofta ska jag tidrapportera?

EU-lagstiftningen om tidrapportering innehåller inga bestämmelser om hur ofta den enskilda medarbetaren ska rapportera sin arbetstid. Det är därför upp till det enskilda företaget.

 

Vissa stämplar in och ut varje dag, medan andra registrerar arbetstiden i efterhand en gång i veckan. Om du har varierande arbetstider kan det vara enklast att tidrapportera dagligen. För tjänstemän med fasta arbetstider kan det vara smidigare att rapportera den dagliga arbetstiden en gång i veckan.

 

Prata med din arbetsgivare om hur du förväntas tidrapportera din arbetstid. Det viktigaste är att du kan dokumentera att alla arbetstidsregler har följts och att du får rätt lön.

 

Hur länge ska arbetsgivaren spara uppgifter om tidrapportering?

Som arbetsgivare har du en juridisk skyldighet att spara uppgifter om medarbetarnas tidrapportering i fem år, utöver den tillämpliga referensperioden. Detta gäller även om medarbetaren inte längre arbetar kvar i företaget.

 

Regeln har införts för att arbetsgivaren ska kunna visa för den danska arbetsmiljömyndigheten att företaget följer arbetstidsreglerna. Samtidigt säkerställer den transparens och dokumentation, så att det inte uppstår avvikelser mellan medarbetarens faktiska och rapporterade arbetstid.

 

Medarbetaren ska dessutom ha tillgång till uppgifter om sin egen arbetstid under hela anställningsperioden.

 

Vad ska jag göra om jag har delad arbetstid?

Om du arbetar vid flera tillfällen under samma dag för samma företag ska den sammanlagda dagliga arbetstiden rapporteras. Du behöver alltså inte nödvändigtvis ange start- och sluttider, utan endast den totala arbetstiden för den aktuella dagen.

 

Vissa arbetsgivare vill dock att du rapporterar när arbetet börjar och slutar. I så fall stämplar du helt enkelt in och ut när du står till arbetsgivarens förfogande.

 

Det är viktigt att du fortfarande följer 11-timmarsregeln om du exempelvis fortsätter att arbeta på kvällen och ska börja arbeta igen följande morgon.

 

Vad händer om arbetstiden inte rapporteras?

Om din arbetsgivare inte inför ett system som ger dig möjlighet att tidrapportera din arbetstid riskerar företaget att drabbas av sanktioner. Det finns dock ingen uttrycklig bestämmelse om att sanktioner måste utfärdas enbart för att arbetstiden inte har registrerats. Företaget kan däremot riskera sanktioner om bristande tidrapportering leder till att arbetstidsreglerna inte följs.

 

Det kan verka motsägelsefullt att ha en lag utan något konkret bötesstraff vid överträdelse. Syftet är dock att skydda medarbetaren genom omvänd bevisbörda om en tvist om arbetstiden skulle uppstå. Det innebär att domstolen kan utgå från medarbetarens uppgifter om företaget inte kan tillhandahålla dokumenterad tidrapportering.

 

Vilka lösningar för tidrapportering finns?

Det finns många internationella programvarulösningar för tidrapportering. Det går även att rapportera arbetstiden i ett så enkelt verktyg som Excel. Därför är det viktigt att kartlägga vilka behov företaget har när det gäller tidrapportering.

 

Tidrapportering kan användas till betydligt mer än att bara hålla reda på medarbetarnas dagliga arbetstid. Den är en del av den samlade verktygslådan för workforce management och omfattar bland annat hantering av arbetstid, lön och frånvaro samt schemaläggning. Med en molnbaserad lösning för tidrapportering kan du skapa ett större ekosystem av administrativa system som minskar tiden som läggs på administration.

 

Vårt system Timegrip är ett exempel på detta. Med vårt öppna API kan vi skapa integrationer med ditt lönesystem, så att lönehanteringen får ett smidigt flöde. Samtidigt hjälper programvaran för schemaläggning till att säkerställa att medarbetarnas kollektivavtal och arbetstidsregler följs, medan medarbetarna enkelt kan tidrapportera via vår mobilapp.

 

Vill du veta mer? Kontakta oss redan i dag för ett förutsättningslöst samtal.