Snabbare insikt i medarbetarfeedback: Från två dagars arbete till ett klick

ECE Group är en av Europas ledande fastighetsaktörer med fokus på köpcentrum, stadsdelar och fastighetsförvaltning. Genom att införa en databaserad analys av intern HR-feedback har företaget fått djupare insikter i sina interna kunders behov – och samtidigt reducerat analysprocessen från två hela arbetsdagar till ett enda klick.

Om ECE Group

Postorderpionjären Werner Otto grundade ECE 1965 och förde med sig idén om köpcentrum till Tyskland. Idag utvecklar, bygger och driver ECE – under ledning av Alexander Otto – fastigheter inom alla tillgångsklasser samt hela stadsdelar. Genom specialiserade bolag som ECE Marketplaces, ECE Work & Live, ECE Living och ECE Real Estate Partners erbjuder företaget fastighetstjänster och fondförvaltning samlat under ett tak.

"I tider med snabbt föränderliga förutsättningar behöver vi snabbt tillgängliga och tillförlitliga data. De utgör den stabila grund som rätt strategiska beslut för framtiden kan byggas på. Med 4PLAN har vi fått just detta verktyg – och dessutom ett kraftfullt system som kan anpassas enkelt och flexibelt till våra behov."
– Pascal Franke, Lead Analytics, Controlling & Systems

Bristande transparens i mätningen av effekten av produkter och tjänster
ECE Group använder redan 4PLAN  inom flera områden för visualisering och analys av data mellan olika system. Baserat på de goda erfarenheterna var det naturligt att även använda lösningen för att analysera intern HR-feedback – till exempel kring e-läringsprogram, teamworkshops, förändringsprocesser eller rekryteringsaktiviteter. Inte minst eftersom den manuella analysen tidigare varit mycket tidskrävande.

Trots att ECE Group varje månad samlar in omkring 60 interna HR-feedbacks saknades ett effektivt sätt att konsolidera och analysera dessa data. Resultatet blev begränsade insikter i effekten av produkter och tjänster.

De centrala utmaningarna:

• Avsaknad av samlad överblick över intern HR-feedback trots omfattande datagrundlag
• Högt tidsåtgång (cirka två arbetsdagar) för manuell databeräkning
• Ingen möjlighet till snabba ad hoc-analyser
• Outnyttjad potential eftersom feedback inte analyserades systematiskt

Databaserad feedbackanalys med 4PLAN
Efter positiva erfarenheter av datavisualisering inom andra områden beslutade ECE Group att använda samma tillvägagångssätt för hantering av intern HR-feedback. I samarbete med S4U utvecklades en skräddarsydd lösning.

Implementeringssteg:

• Analys och harmonisering av olika datakällor (t.ex. betygsskalor)
• Samarbete med IT för optimal datatillgänglighet
• Framtagning av konverteringslista för systematisk datatransformation
• Utveckling av dashboard-frågor för visuell databeräkning
• Teknisk implementering via API med JSON, 4PLAN-tabeller och 4Integration

Från två arbetsdagar till realtidsanalys med ett klick
Implementeringen av den automatiserade analysen av intern HR-feedback har lett till betydande förbättringar i både effektivitet och beslutsunderlag.

Konkreta fördelar:

• Minskning av tidsåtgången från cirka två arbetsdagar till ett enda klick
• Samlad överblick över all personalrelaterad feedback på ett centralt ställe
• Direkt insikt i effekten av enskilda produkter eller tjänster
• Snabbare reaktionsförmåga genom omedelbar tillgång till kunskap
• Bättre medarbetar- och kundfokus genom databaserad produktoptimering

Även produktägare drar nytta av den nya transparensen: de kan noggrant följa effekten av sina initiativ och identifiera konkreta behov av åtgärder – till exempel när det gäller relevansen av e-läringsprogram, effekten av team-workshops eller förändringsprocesser, effektiviteten i rekryteringsflöden eller hanteringen av medarbetarärenden i ärendesystemet.

Bildkälla: ECE Group Services GmbH & Co. KG

Framtiden för ECE Group
Framöver planerar ECE Group att integrera ytterligare information i dashboardstrukturen och – i takt med övergången till molnet – flytta både 4PLAN och rapporteringen till den centrala plattformen. Målet är att skapa en gemensam “single point of truth” för både datainmatning och analys.

Den nya lösningen stärker dessutom teamkulturen: gemensamma analyscykler främjar kunskapsdelning och positiva feedbacks ökar medarbetarnas motivation.