Oberbergklinikerna halverar sin tidsåtgång för schemaläggning
Oberbergklinikerna är den ledande sammanslutningen av privata specialistkliniker inom psykiatri, psykosomatik och psykoterapi i den tyskspråkiga delen av Europa. Med implementeringen av 4PLAN lihar företaget moderniserat sina processer för schemaläggning och samtidigt kraftigt förbättrat datakvaliteten.

Om Oberbergklinikerna
Oberbergklinikerna erbjuder på flera platser i Tyskland öppna, individuella och intensiva behandlingsprogram för barn, ungdomar och vuxna. Med cirka 1 600 medarbetare kombinerar klinikkoncernen modern psykiatrisk och psykologisk behandling med väl dokumenterade metoder och en exklusiv behandlingsmiljö.

"Genom implementeringen av 4PLAN har vi kunnat göra våra processer mer effektiva. Datakvaliteten och tillgängligheten av personaldata har förbättrats avsevärt. Verktyget är idag helt oumbärligt i vår dagliga drift."
– Jutta Heitchen-Pabst, HR-controller

Utmaningar i ett växande företag
I takt med Oberbergklinikernas snabba tillväxt nådde den tidigare Excel-baserade schemaläggningen sina gränser. Resultatet blev en hög administrativ arbetsbörda, ökad risk för fel och en växande frustration i controllingteamet.

De konkreta utmaningarna var:

• Hög resursåtgång hos kvalificerade medarbetare på grund av manuella administrativa uppgifter
• Osäker datakvalitet i spridda Excel-ark
• Bristande transparens för att kunna fatta precisa beslut
• Behov av en skalbar, databaserad lösning

Implementering av en skalbar lösning med 4PLAN
Efter en grundlig analys föll valet på 4PLAN – ett system som uppfyller både de tekniska och verksamhetsmässiga kraven hos Oberbergklinikerna.

Centrala funktioner:

• Import av faktiska data från lönesystemet (CSV / integration)
• Stöd för individuella behov som kostnadsfördelning, bonusplanering och intern avräkning
• Självkonfigurerbara dashboards
• Självständig administration av lösningen inom controllingteamet
• Befattningsstyrning, simuleringar och analyser på koncernnivå
• Hantering av kollektivavtalslogik och rapportering för utvalda eller alla kliniker

Implementeringen genomfördes i nära samarbete med S4U och inleddes med gemensamma workshops kring kravspecifikationer. I efterhand konstateras att dashboards introducerades sent i processen – en utmaning som sedan har lösts med standardiserade lösningar.

50 % mindre tidsåtgång – bättre data och tydligare processer
Med 4PLAN har Oberbergklinikerna kunnat minska tidsåtgången för schemaläggning med 50 %, samtidigt som datakvaliteten har förbättrats avsevärt.

Uppnådda förbättringar:

• 50 % tids- och kostnadsbesparing i planeringsprocessen
• Betydligt högre datakvalitet och snabbare analyser
• Snabbare ad hoc-analyser och standardrapporter
• Tydligare arbetsfördelning mellan HR-controlling och ekonomicontrolling
• Högre medarbetarnöjdhet genom att ta bort rutinmässiga, manuella uppgifter
• Optimerade processer, till exempel vid godkännande av löneutbetalningar

Framtiden för Oberbergklinikerna
Implementeringen av 4PLAN skapar ett stabilt fundament för fortsatt digitalisering av HR-området. På agendan står bland annat:

• Integration av bemanningsplanering
• Utökade godkännandeflöden (flera nivåer av godkännanden)
• Historik över registreringar för ökad revisionssäkerhet