Maxi Zoo sparar över 300 arbetstimmar per år med Timegrip och MinRefusion
"På en månad sparar jag cirka 25 timmar bara på ersättningsansökningar. Timegrip har helt klart gjort vardagen enklare. Det har frigjort tid till andra uppgifter."
Så säger Nanna Brink, lönespecialist hos Maxi Zoo. Med omkring 800 medarbetare i Danmark – både timanställda, månadsanställda, kollektivavtals- och tjänstemannaanställda – har hon ett omfattande ansvar för löneutbetalningar och ersättningsansökningar.
Maxi Zoo, som säljer foder och tillbehör till husdjur, har i mer än elva år använt Timegrip för schemaläggning och tidrapportering. Framför allt butikschefer och medarbetare använder mjukvarulösningen dagligen för att planera arbetspass, registrera arbetstid samt ansöka om semester och ledighet.
Men för Nanna och HR-teamet är det inte bara möjligheterna till effektiv schemaläggning och korrekt tidrapportering som underlättar arbetet. Det är framför allt integrationen mellan Timegrip och MinRefusion som under det senaste året har förändrat deras sätt att hantera ersättningar.
En skräddarsydd lösning för en komplex verklighet
I maj 2024 togs integrationen mellan Timegrip och MinRefusion i bruk hos Maxi Zoo. Enligt Nanna var det inte bara en snabb implementering, utan också en lösning som exakt motsvarade deras behov:
"Vi letade efter en lösning som fungerade bättre än den vi hade. MinRefusion nämndes på ett ERFA-möte, och därefter gick det snabbt. Jag tror att vi var igång inom två veckor. Det var verkligen effektivt."
Frånvaro på grund av sjukdom eller föräldraledighet är en naturlig del av vardagen i en verksamhet av Maxi Zoos storlek. Tidigare matades ersättningsansökningar in och hanterades manuellt – en uppgift som både var tidskrävande och förknippad med risk för fel, särskilt i ärenden med nyanställda eller lärlingar.
Tack vare integrationen hämtas nu frånvarodata automatiskt via API från Timegrip. MinRefusion hanterar allt från beräkning till ansökan och dokumentation. Det innebär inte bara mindre manuellt arbete, utan också ökad säkerhet och korrekthet i ersättningsärendena.
Från säker tidrapportering till korrekta ersättningar
Även om många arbetsflöden har automatiserats upplever Maxi Zoo fortfarande ett nära och pålitligt samarbete:
"Det jag har uppskattat särskilt mycket är att MinRefusion frågar när något är oklart. Det skapar trygghet. Och när vi har önskat ändringar, som att få med avdelningsnummer och lönekoder i rapporter, har det lösts snabbt. Det är verkligen ett samarbete som fungerar."
Data flödar smidigt och säkert från Timegrip till MinRefusion utan att löneavdelningen behöver kontrollera varje enskilt ärende. När frånvaro registreras korrekt i Timegrip, tar MinRefusion hand om resten. Med tillförlitliga data från Timegrip och den automatiska överföringen till MinRefusion slipper ekonomiavdelningen den administrativa bördan och får samtidigt de nödvändiga underlagen till bokföringen.
Tydliga resultat – både i tid och ekonomi
Effekten av integrationen är tydlig. På bara ett år har MinRefusion hanterat 464 ärenden och säkrat mer än 4,1 miljoner danska kronor i ersättningar för Maxi Zoos medarbetare, främst relaterade till sjukfrånvaro och föräldraledighet.
"På en månad sparar jag cirka 25 timmar bara på ersättningsansökningar. De har verkligen gjort vardagen enklare och frigjort tid till andra uppgifter."
Arbetet med ersättningar har inte bara minskat, utan har i många fall helt försvunnit. Uppgifter som tidigare tog mycket tid för lönespecialisten är nu outsourcade och automatiserade. Det ger utrymme att ta hem andra uppgifter som tidigare fick fördelas inom HR-teamet.
Se vilka integrationer vi erbjuder
Från schemaläggning och tidrapportering till ersättning – ett sammanhängande flöde
Timegrip gör det enkelt att hålla koll på allt från schemaläggning till tidrapportering. Maxi Zoos medarbetare kan själva se sina scheman och stämpla in och ut via appen, medan butikschefer planerar arbetspass i enlighet med arbetstidsregler och kollektivavtal.
När frånvaro uppstår registreras den direkt i Timegrip och skickas automatiskt vidare till MinRefusion. HR-teamet och löneavdelningen kan följa allt i realtid och ta ut exakta rapporter, vilket gör det möjligt att ligga steget före vid frånvaro och säkerställa korrekta ersättningar.
Integrationen mellan Timegrip och MinRefusion säkerställer att frånvarodata automatiskt hämtas baserat på registreringar i Timegrip. MinRefusion rapporterar frånvaron till NemRefusion när den uppfyller kriterierna för ersättning, och därefter betalas ersättningen ut.
Ett framtidssäkert samarbete
Samarbetet mellan Timegrip och MinRefusion har gett Maxi Zoo en stabil grund för både nuvarande och framtida behov. Med användarvänliga system och ett flexibelt arbetssätt från båda leverantörerna känner sig Nanna Brink trygg:
"Alla parter har hållit vad de lovade. Förväntningarna var höga – men de har uppfyllts. Jag är positivt överraskad över hur lite jag behöver vara inblandad. Det bara fungerar."
I en hektisk vardag där tid är en bristvara har Timegrip och MinRefusion gjort det möjligt för Maxi Zoo att arbeta smartare, snabbare och säkrare – till glädje för både medarbetare, butikschefer och löneavdelningen.
Spara arbetstimmar med Timegrip – och få tid till det som verkligen betyder något. Kontakta oss idag för ett förutsättningslöst samtal.
