Effektivare processer och bättre kontroll över personalkostnader
Westfalen Weser Netz GmbH driver regionala distributionsnät för el, naturgas och vatten i ett kommunalt samarbete. Med hjälp av 4PLAN har företaget kunnat göra sin planering av personalkostnader mer exakt och samtidigt anpassa sig flexibelt till de särskilda krav som gäller för en reglerad nätoperatör.

Om Westfalen Weser Netz
Westfalen Weser Netz GmbH är ett dotterbolag till det kommunägda Westfalen Weser Energie GmbH & Co. KG och ansvarar för driften av regionala distributionsnät för el, naturgas och vatten. Med cirka 1 100 medarbetare förser företaget 57 städer och kommuner som ägare samt ytterligare 24 kommuner som koncessionsgivare. Westfalen Weser är dessutom en viktig partner när det gäller nätanslutningar och integration av förnybar energi i elnätet.

"Med 4PLAN har avvikelser i planeringen av personalkostnader i princip blivit den minsta utmaningen. En detaljerad avvikelseanalys är alltid möjlig, vilket gör det enkelt att förstå orsakerna. Ofta beror avvikelserna bara på förändrade volymkrav."
– Thomas Gries, HR-controller

Komplex personalplanering under regulatoriskt tryck

Som reglerad nätoperatör står Westfalen Weser Netz GmbH inför särskilda utmaningar: nätavgifterna är statligt reglerade och underställda allt strängare effektivitetskrav. Det skapar ett ständigt tryck på att optimera personalplaneringen.

De konkreta utmaningarna:

• Stort krav på effektivisering och besparingar i personalkostnaderna
• Behov av att redan i planeringsfasen ta hänsyn till personalminskningar – utan att veta vilka tjänster som berörs
• Bristande överensstämmelse mellan kostnadsfördelning och organisationsstruktur
• Före 4PLAN: tunga Excel-beräkningar av personalkostnader, låg flexibilitet och svårigheter med avvikelseanalyser

Exakt planering av personalkostnader med 4PLAN

Westfalen Weser Netz GmbH valde 4PLAN för att hantera de komplexa kraven på planering av personalkostnader mer effektivt. En viktig funktion var möjligheten att arbeta med så kallade ”negativa NNs” i planeringen – alltså tjänster som ska tas bort utan att det är fastställt vilka medarbetare som påverkas.

Centrala funktioner:

• Flexibel planering med “negativa NNs” för att hantera planerade personalminskningar
• Dubbel fördelningsstruktur: möjlighet att avbilda både organisationsstruktur och kostnadsfördelning parallellt
• Snabb uppdatering av data så att nya planer kan tas fram på kort tid
• Detaljerade rapporter över antal medarbetare och nyckeltal som K-värden och kapacitet (FTE)
• Transparent planeringsnivå ända ner på individnivå

Tillförlitliga resultat med tydlig tidsbesparing

Genom att implementera 4PLAN har Westfalen Weser Netz GmbH avsevärt förbättrat och effektiviserat sin planering av personalkostnader.

Konkreta fördelar:

• Betydande minskning av avvikelser mellan planerade och faktiska personalkostnader
• Klara tids- och resursbesparingar vid framtagning av prognoser och planer
• Snabbare och mer flexibel anpassning till förändrade krav
• Större säkerhet i planering och styrning genom exakt processavbildning
• Bättre transparens vid förändringar tack vare detaljerad lagring av planeringsdata på individnivå

Framtiden för Westfalen Weser Netz  

I framtiden planerar företaget att införa ytterligare HR-relaterade KPI:er och att ta 4PLAN:s dashboardteknologi i bruk. På längre sikt är målet även att implementera automatiserade arbetsflöden – till exempel för återkommande utbildningar och påminnelser.