Workforce Management-trender 2026
Hur utvecklas schemaläggning och tidrapportering – och hur påverkar AI utvecklingen?
Workforce Management (WFM) – alltså hantering av scheman, arbetstid och resursplanering – utvecklas i snabb takt. Det som tidigare främst handlade om att täcka skift och registrera tid har i dag blivit ett strategiskt fokusområde för många företag. Utvecklingen drivs både av ny teknik, förändrade lagkrav och ökade förväntningar från medarbetarna. I Danmark trädde till exempel den lagstadgade tidsregistreringen i kraft den 1 juli 2024, vilket tvingar i princip alla arbetsgivare att registrera medarbetarnas arbetstid på ett objektivt och tillförlitligt sätt. Samtidigt har de digitala verktygen blivit mer avancerade: artificiell intelligens (AI), automatisering och dataanalys gör sitt intåg i WFM-lösningar världen över. Resultatet är att modernt Workforce Management inte längre bara handlar om att spara tid på administration – det handlar om bättre beslut, nöjdare medarbetare och en starkare lönsamhet.
I det här blogginlägget fördjupar vi oss i de viktigaste trenderna fram till 2026 inom schemaläggning och tidrapportering. Vi tittar både på kvantitativa data kring spridningen och effekterna av WFM-system och på de centrala tendenser och teknologier som formar framtiden. Hur påverkar AI utvecklingen? Vad betyder nya arbetsformer och lagkrav för ditt företag? Och hur kan verktyg som Timegrip användas som exempel på hur man navigerar i det nya landskapet? Låt oss börja med att titta på varför digital WFM har blivit oundvikligt – och vilka vinsterna är.
WFM i siffror: Effekt, spridning och nödvändighet
En viktig orsak till det växande intresset för WFM-system är de mätbara vinster de ger. Modern WFM-programvara har visat sig ge mycket hög ROI (Return on Investment) för företag. Faktum är att vissa plattformar kan ge upp till 13 gånger avkastning – vilket motsvarar att företaget får tillbaka 12,24 USD för varje investerad dollar – ofta med en återbetalningstid på under fem månader. Detta beror bland annat på att ett bra system minskar spilltid och fel dramatiskt. Nedan presenteras några siffror som illustrerar effekten av Workforce Management:
- Upp till 75 % kortare tidsåtgång för schemaläggning och cirka 5 % lägre lönekostnader genom användning av WFM-analys och automatisering.
- Upp till 90 % färre planeringsfel och 50 % färre lönefel tack vare automatisk schemaläggning och integration med lönesystem.
- 30–60 % lägre personalomsättning (turnover) som resultat av bättre planering, rekrytering och medarbetarengagemang.
- Över 80 % av organisationer efterfrågar i dag mobila WFM-lösningar för att stödja distans- och hybridarbete, och mer än 65 % har infört självbetjäning för medarbetare – något som ökar nöjdheten och minskar det administrativa arbetet.
Dessa siffror understryker att vinsterna med digitala WFM-verktyg är påtagliga. Samtidigt bidrar yttre krav till att göra WFM-system till en nödvändighet snarare än bara en smart möjlighet. EU:s arbetstidsdirektiv och en vägledande dom från EU-domstolen 2019 har lett till att det nu är lagkrav att registrera arbetstid exakt i bland annat Danmark. Från den 1 juli 2024 måste alla danska arbetsgivare ha ett system som objektivt, tillförlitligt och tillgängligt registrerar varje medarbetares dagliga arbetstid. Endast ett fåtal verksamheter kan undantas från detta, och bristande efterlevnad kan leda till böter eller rättsliga påföljder. Regelefterlevnad (compliance) har med andra ord blivit en central drivkraft: behovet av att följa arbetstidsregler, vilotidsbestämmelser och kollektivavtal driver WFM-marknaden framåt. En analys uppskattar faktiskt att den globala marknaden för WFM-programvara kommer att växa med 8,4 % årligen de kommande åren – just på grund av fokus på lagstiftning och digital HR-teknologi.
Kort sagt: Digital Workforce Management lönar sig – både genom tidsbesparingar, färre fel och bättre beslut, och som en garanti för att leva upp till framtidens krav. Låt oss nu titta på de konkreta trender som tar form fram till 2026 – och hur de kommer att påverka sättet vi planerar och registrerar arbetstid på.
Trend 1: AI-driven schemaläggning och prediktiva algoritmer
En av de mest framträdande trenderna är hur artificiell intelligens gör sitt intåg i schemaläggningen. Redan i dag kan AI och maskininlärning användas för att analysera historiska data och förutsäga bemanningsbehov mer exakt än vad människor kan göra på egen hand. Fram till 2026 förväntas AI bli ännu mer integrerad i planeringsprocessen. Systemen kommer snart nästan kunna skapa schemat själva genom att ta hänsyn till säsongsvariationer, arbetstoppar och frånvaromönster – och föreslå den mest effektiva bemanningen. Med andra ord kan AI-assistenten ge förslag på hur schemat kan optimeras, samtidigt som alla komplexa regler följs.
Fördelen med AI-driven planering är att schemaplaneraren kan fatta snabbare och mer välgrundade beslut baserade på data snarare än magkänsla. Algoritmerna kan till exempel förutsäga personalbehov och i god tid varna om det finns risk för underbemanning en viss dag. Det betyder färre paniklösningar och mindre stress inför intensiva perioder. Samtidigt kan AI hjälpa till att optimera schemat utifrån flera parametrar samtidigt – något som snabbt blir svåröverskådligt manuellt. Ett AI-drivet WFM-system kan till exempel analysera medarbetarnas kompetenser, preferenser, övertidsstatus och avtalsvillkor och på några sekunder hitta en plan som balanserar alla dessa faktorer på bästa sätt.
Det är dock värt att nämna att AI under 2025 fortfarande har sina begränsningar när det gäller schemaläggning. AI-modeller som chattbotar kan sakna den konsekventa regelstyrning som specialiserade algoritmer har. Därför menar många att den optimala lösningen är en kombination: AI-assisterad planering ovanpå en bas av beprövade planeringsalgoritmer. Man kan till exempel låta algoritmen säkerställa att regler för vilotid och maximal arbetstid följs, medan AI:n identifierar mönster och föreslår förbättringar. Just denna kombination av mänsklig expertis, klassiska algoritmer och AI är något som WFM-leverantörer nu fokuserar starkt på.
“Framtidens schemaläggning blir AI-assisterad – inte AI-ersatt.”
AI-trenden speglas också i företagens investeringar. Nästan alla organisationer planerar att öka sina investeringar i AI-verktyg under de kommande åren, och branschprognoser visar att omkring 70 % av stora företag år 2025 kommer att använda någon form av AI-baserad schemaläggning.
Denna utveckling innebär att lösningar som Timegrips AI-drivna planeringsmodul blir allt mer efterfrågade. Här analyseras bland annat försäljningsdata och historisk bemanning, så att systemet kan föreslå rätt bemanning framåt – samtidigt som de inbyggda reglerna i plattformen säkerställer att alla kollektivavtal och arbetstidslagar följs automatiskt.
Sammantaget kan AI-funktionen bli en självklar medlem av planeringsteamet, som gör det enklare att fatta välgrundade beslut – snabbare och med full insyn.
"I takt med den teknologiska utvecklingen uppstår ständigt nya möjligheter att optimera scheman. I framtiden kommer intelligenta system till exempel kunna förutsäga intensiva perioder och ge konkreta förslag som sparar chefer många timmars manuellt arbete. Vi tror att AI i framtiden kommer att fungera som ett assisterande verktyg – en hjälpare som samarbetar med schemaplaneraren och ser till att alla regler och riktlinjer följs."
Michael Haladyn – CCO, Timegrip
Trend 2: Medarbetarinflytande, flexibilitet och självbetjäning
En annan stark trend är att medarbetarna får större inflytande i planeringen. Workforce Management handlar i dag inte längre bara om system för ledningen – det handlar i hög grad om verktyg för medarbetarna själva. Särskilt de yngre generationerna (Millennials och Gen Z) ställer höga krav på flexibilitet, rättvisa och transparens i hur arbetstiden organiseras. De förväntar sig att ett modernt system ska ge dem möjlighet att påverka sitt schema – till exempel genom att önska specifika arbetspass, ange när de kan arbeta, byta pass med kollegor eller anmäla sig till lediga skift. Om de inte får den friheten och insynen riskerar arbetsgivaren både lägre engagemang och i värsta fall högre personalomsättning.
Därför ser vi en tydlig utveckling mot självbetjäning för medarbetare i WFM-systemen. Över 65 % av organisationer har redan infört självbetjäningsfunktioner – ofta via en mobilapp där medarbetarna i realtid kan se sitt schema, anmäla sig till öppna pass, ansöka om semester, registrera arbetstid och mycket mer. Det ökar engagemanget och känslan av delaktighet när medarbetarna får en röst i planeringen. Samtidigt minskar det den administrativa belastningen för cheferna: när systemet automatiskt kan samla in önskemål och tillgänglighet från personalen – och till och med föreslå de optimala schemalösningarna – sparas mycket tid på koordination och manuell planering.
En studie visar till exempel att företag med moderna, mobilbaserade schemaläggningslösningar har 34 % högre retention bland Gen Z-medarbetare, just eftersom de känner sig hörda och har flexibla valmöjligheter.
Dessutom är rättvisa en central faktor. Dagens medarbetare förväntar sig att systemet ska säkerställa en rättvis fördelning av arbetspass – till exempel att de mindre populära passen (kvällar, helger) roterar jämlikt mellan alla och att favorisering undviks. Här kan WFM-programvara hjälpa till genom att automatiskt fördela passen enligt fastställda regler och principer, så att alla upplever att det går rätt till.
Transparens i data – till exempel att kunna se sina registrerade timmar, intjänad övertid eller semesterdagar – skapar dessutom trygghet och förtroende, vilket bidrar till ett bättre arbetsklimat.
"När medarbetarna har inflytande över sitt arbetsschema ökar trivseln markant. Flexibla och transparenta scheman är inte längre en personalförmån – det är ett förväntat grundvillkor för den nya generationen. Vår erfarenhet är att självbetjäningsverktyg skapar en win-win: medarbetarna får ägarskap över sin tid, och företagen skördar vinsterna i form av högre engagemang och mindre frånvaro."
Rex Clausager – CEO, Timegrip
Sammantaget blir medarbetarcentrerad Workforce Management en tydlig differentieringsfaktor på arbetsmarknaden. Företag som omfamnar denna trend står starkare i konkurrensen om talanger och i sin förmåga att motivera sina team. De som däremot håller fast vid top-down-planering utan flexibilitet riskerar att hamna på efterkälken. Trenden är tydlig: schemaläggning är inte längre bara en driftuppgift, utan en del av medarbetarupplevelsen och företagskulturen.
Trend 3: Hybridarbete och geografiskt spridd planering
Den ökande andelen hybrid- och distansarbete de senaste åren påverkar också Workforce Management. Många företag arbetar nu med en kombination av medarbetare på kontoret, ute på fältet och hemifrån, vilket skapar nya krav på planering och tidrapportering. Det handlar inte längre bara om när människor arbetar, utan också var de arbetar. Fram till 2026 förväntas hybridarbete vara så vanligt att WFM-systemen måste kunna hantera platsoberoende scheman lika effektivt som traditionella.
Konkret ser vi hur WFM-lösningar implementerar funktioner som till exempel plats-taggar eller etiketter på arbetspass (så att man kan ange om ett pass är “Kontor”, “Hemma” eller kanske “Kund X:s plats”). Det ger en tydlig översikt över var medarbetarna arbetar vid olika tidpunkter och gör det enklare att samordna till exempel kontorsutnyttjande eller säkerställa att chefer finns på plats där de behövs. Samtidigt integreras schemaläggningen med verktyg för digitalt samarbete. Kalenderintegration mellan olika system, samlad visning av tidrapportering – oavsett om arbetet sker på distans eller på plats – samt koppling till kommunikationsplattformar är alla delar som smälter samman med WFM.
Molnbaserade lösningar spelar här en avgörande roll. Eftersom planeringssystemen ligger i molnet kan både chefer och medarbetare komma åt sina data var som helst och när som helst. Man kan registrera sina timmar via mobilen från hemmakontoret på morgonen, och chefen kan följa allt i realtid från en helt annan plats. Analyser visar en tydlig acceleration i övergången till molnbaserad WFM, just för att stödja distribuerade och hybrida team med skalbara, alltid tillgängliga lösningar. Det gör det möjligt att planera och följa upp effektivt över geografiska gränser – något som tidigare krävde många lokala planerare eller tunga kalkylark.
Hybridtrenden innebär också att gränsen mellan klassisk schemaläggning och bredare HR-planering suddas ut. WFM-systemen närmar sig att bli en central plattform för hela arbetsstyrningsprocessen, där projektarbete, mötesbokning och uppgiftshantering kan integreras med schemat. Ett bra WFM-system kan till exempel hantera både projektbaserad tidrapportering (tidsföring på olika uppgifter eller projekt) för kunskapsarbetare och stämpelklockefunktioner för butikspersonal eller lagerarbetare – allt samlat på ett ställe. Denna mångsidighet blir viktig i framtiden, där många företag har en blandning av timanställda och tjänstemän, på plats och på distans, som alla behöver administreras under samma system.
Hybridarbete ställer också krav på kommunikation och kultur. När inte alla är fysiskt närvarande blir WFM-systemet den länk som skapar struktur och förutsägbarhet. Med realtidsuppdateringar och notifieringar kan medarbetarna snabbt få information om schemaändringar, oavsett var de befinner sig. Samtidigt kan ledningen säkerställa att ingen “faller mellan stolarna”, till exempel genom att övervaka arbetsbelastning och arbetstider för distansarbetande, så att de inte arbetar för mycket eller isoleras. Trivseln i hybridarbete hänger nära samman med god planering.
Sammantaget innebär denna trend att flexibilitet i tid och plats blir standard. WFM-programvaran måste kunna följa medarbetaren oavsett var de loggar in ifrån. Företag som lyckas integrera hybridarbetets krav i sitt workforce management får ett tydligt försprång i att anpassa sig till framtidens arbetsmönster.
Trend 4: Compliance, arbetsmiljö och exakt tidrapportering
Som nämnts tidigare har compliance – alltså efterlevnad av lagar och regler – blivit en helt central del av Workforce Management, och denna betydelse fortsätter bara att växa fram till 2026. Myndigheter inom både EU och nationellt fäster allt större vikt vid kontroll av arbetstid, vilotid, semester och raster, och företagen förväntas kunna dokumentera allt i detalj. Här spelar digitala tidrapporteringssystem en oumbärlig roll.
Med de nya reglerna från 2024 är tidrapportering inte längre en fördel utan en nödvändighet för danska företag. Systemet måste registrera varje medarbetares dagliga arbetstid objektivt, tillförlitligt och lagra data i upp till fem år. I praktiken innebär det att ett robust WFM-system som Timegrip måste fungera som en “single source of truth” för alla arbetstidsdata – vare sig det gäller ordinarie timmar, övertid, semester, sjukfrånvaro eller raster. Noggrannhet och transparens är nyckelord: medarbetaren ska kunna se sina egna registreringar och känna förtroende för att de stämmer, medan ledningen enkelt ska kunna ta ut rapporter, till exempel vid inspektioner från Arbetsmiljöverket.
En positiv bieffekt av detta fokus på compliance är att företagen får bättre kontroll över arbetsmiljö och trivsel. När arbetstiden dokumenteras exakt blir det enklare att upptäcka om någon arbetar för mycket. Chefer kan till exempel via systemet se om en anställd regelbundet överskrider det tillåtna antalet timmar per vecka eller inte får sin elvatimmarsvila mellan passen. Sådan insikt gör det möjligt att agera i tid och förebygga stress och utmattning. Tidrapportering blir därmed också ett strategiskt verktyg inom arbetsmiljöarbetet, där data kan avslöja ohållbara mönster. I framtiden bör registrering inte ses som kontroll, utan som ett stöd för rättvis lön, bättre balans mellan arbete och fritid och en hälsosam arbetsrytm.
Exakt tidrapportering ger dessutom stora ekonomiska fördelar genom korrekt löneutbetalning och fakturering. När alla timmar – inklusive övertidstillägg, natt- och helgersättning – registreras automatiskt, minimeras risken för felaktiga löner. En analys visar att integration mellan tidrapportering och lönesystem kan halvera antalet fel i lönekörningen. Det sparar både tid och pengar och ökar dessutom medarbetarnas förtroende – få saker skadar tilliten lika mycket som upprepade fel i lönen. Samtidigt kan företaget fakturera kunder korrekt för arbetstimmar som lagts på projekt, eftersom allt är dokumenterat i detalj.
I framtiden kommer vi att se ännu mer automatisering inom tidrapportering. Redan nu testas till exempel biometrisk in- och utstämpling (fingeravtryck, ansiktsigenkänning) för att göra registreringen helt smidig. AI spelar också en roll här genom att kunna validera registreringar mot mönster – till exempel upptäcka om någon glömmer att stämpla ut eller automatiskt föreslå korrigeringar. Men lika viktigt är balansen gentemot medarbetarnas rätt till integritet. Det finns ett växande fokus på att tidsdata ska hanteras ansvarsfullt och endast användas för legitima syften. De mest framgångsrika företagen kommer att skapa en kultur där tidrapportering ses som en naturlig del av arbetet som skyddar medarbetarna – genom att säkerställa korrekt lön och förebygga överarbete – snarare än som ett tecken på misstro.
Sammanfattningsvis är budskapet tydligt: compliance och noggrannhet är inte förhandlingsbart. Fram till 2026 måste alla företag vara rustade med system som kan hantera komplexa regelverk och dokumentationskrav – och gärna kunna omvandla data till insikter som gynnar både verksamhet och medarbetare. Här är WFM-programvaran oumbärlig. Och för dem som redan har ett system gäller det att kontinuerligt säkerställa att det uppfyller de senaste kraven och standarderna. Som man brukar säga: “Tidrapportering är inte bara ett krav – det kan bli en av ditt företags största konkurrensfördelar”, eftersom de data du samlar in i dag ger insikt och handlingskraft i morgon.
Trend 5: Datadrivna beslut och strategisk workforce planning
Den sista trenden vi vill lyfta fram är att Workforce Management i allt högre grad blir datadrivet och nära kopplat till företagets övergripande strategi. De bästa WFM-systemen fungerar inte längre bara som “registreringsverktyg”, utan som analysplattformar som hjälper ledningen att fatta beslut om bemanning, rekrytering och utveckling av arbetsstyrkan – baserat på fakta.
Redan i dag erbjuder många system realtidsbaserade dashboards och analyser av arbetsstyrkan, där man kan följa nyckeltal som aktuella lönekostnader jämfört med budget, övertidsanvändning, frånvaroprocent och produktivitet per timme – allt i realtid. Fram till 2026 blir dessa analyser ännu mer avancerade. Med hjälp av Big Data och prediktiva analyser kan WFM-programvara börja svara på frågor som: “När på året behöver vi vanligtvis extra personal?”, “Vilka avdelningar riskerar personalbrist om tre månader på grund av sjukfrånvaro eller uppsägningar?” eller “Var kan vi optimera bemanningen för att minska kostnaderna utan att försämra servicen?”. Enligt en marknadsrapport är just prediktiva analyser, budgetering och workforce forecasting några av de snabbast växande fokusområdena inom WFM-lösningar.
I praktiken innebär det att historiska data – till exempel försäljningssiffror, kundflöde eller produktionsvolym – kopplas ihop med bemanningsdata i WFM-systemet. På så sätt kan AI-modeller identifiera mönster och hjälpa till att planera resurserna proaktivt i stället för reaktivt. Ett detaljhandelsföretag kan till exempel använda data för att planera personalens arbetstimmar exakt utifrån den förväntade kundströmmen per timme, vilket minskar både överbemanning (som kostar onödiga löner) och underbemanning (som leder till förlorad försäljning och sämre kundservice). En vårdklinik kan använda data för att förutsäga högbelastade perioder (till exempel influensasäsongen) och säkerställa att det finns tillräckligt med personal på plats. Databaserade beslut blir helt enkelt bättre – och företag som utnyttjar sina WFM-data aktivt kommer stå starkare än de som planerar på känsla.
Ett annat viktigt område är att WFM i allt större utsträckning integreras med andra system (HR, ERP, ekonomi osv.) för att ge en helhetsbild. Över 70 procent av stora företag pekar på att enkel integration är en avgörande faktor vid val av WFM-programvara. Anledningen är tydlig: när löne-, HR- och driftsdata kommunicerar med varandra kan man göra analyser på tvärs av organisationen. Man kan till exempel mäta effekten av utbildning på produktivitet (HR + tidsdata), jämföra kundnöjdhet med bemanning (CRM + WFM-data) eller optimera rekryteringsstrategin genom att identifiera var kompetensbrist oftast uppstår. Gartner framhåller också att HR-ledare framöver kommer att integrera AI i strategisk workforce planning för att kunna förutse framtida kompetensbehov och talent gaps i organisationen.
Allt detta pekar på att Workforce Management håller på att flytta sig från att vara ett operativt system i bakgrunden till att bli ett strategiskt ledningsverktyg i nivå med Business Intelligence. Genom att samla tillförlitliga data om arbetstid, bemanning och prestation skapas en ovärderlig grund för att fatta bättre beslut och planera för framtiden.
“Ju tidigare man börjar samla in tillförlitliga data om arbetstid, desto snabbare får man tillgång till värdefulla insikter som kan optimera drift och resursanvändning.”
Historiska data blir en konkurrensfaktor – de företag som aktivt kan använda sina data kommer lättare att kunna anpassa sig till en arbetsmarknad i snabb förändring.
Redo för framtidens Workforce Management
Sammanfattningsvis rör sig Workforce Management mot en mer intelligent, flexibel och strategisk disciplin. Schemaläggning och tidrapportering år 2026 kommer att kännetecknas av:
- Avancerad teknik som AI och automatisering, vilket effektiviserar planeringen och eliminerar rutinuppgifter.
- Medarbetarinflytande och ökad flexibilitet, där arbetsstyrkan i högre grad själva kan forma sina arbetsdagar – till nytta för både trivsel och retention.
- En hybrid och mobil arbetsmodell, där WFM-systemet stödjer arbete när som helst och var som helst via molnlösningar och mobila appar.
- Starkt fokus på compliance och arbetsmiljö, där exakt tidrapportering säkerställer regelefterlevnad och ger data som bidrar till ett hälsosammare arbetsliv.
- Datadrivet beslutsfattande, där WFM-data integreras i affärsstrategin och hjälper ledare att ligga steget före.
För företag handlar det om att implementera dessa trender i rätt tid. De som investerar i moderna WFM-lösningar redan nu kommer att stå med en tydlig fördel – både vad gäller effektiv drift, nöjda medarbetare och förmågan att navigera nya krav. Timegrip är ett exempel på en WFM-plattform som möter just dessa tendenser. För att spara tid, säkerställa compliance och skapa flexibilitet i vardagen behöver man kombinera digital schemaläggning och exakt tidrapportering med AI-verktyg, mobil självbetjäning och automatiska regelmotorer. Resultatet är att man frigör mer tid till att fokusera på det som verkligen skapar värde – vare sig det handlar om kundservice, innovation eller medarbetarutveckling.
Framtidens Workforce Management rymmer enorma möjligheter. Genom att se det som mer än bara schemaläggning – som en strategisk resurs – kan företag uppnå både konkurrensfördelar och ett bättre arbetsliv för alla parter. Som vi har sett finns tekniken redan på plats, och utvecklingen går bara åt ett håll. Är ditt företag redo för WFM-trenderna 2026? Med rätt verktyg och rätt inställning kan svaret bli ett rungande ja.
